INFORMACJA DLA KONTRAHENTÓW (będących osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą) oraz PRZEDSTAWICIELI i PRACOWNIKÓW KONTRAHENTÓW (prowadzących działalność gospodarczą w każdej formie prawnej) W PRZEDMIOCIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem danych osobowych Mark2 Corporation FM Poland sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Ostrobramska 75C, 04-175 Warszawa, email: biuro.pl@m2c.eu (dalej także „M2C” lub „Administrator”).
1. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
M2C może przetwarzać poniższe kategorie danych osobowych w związku z relacją pomiędzy Panią/Panem lub organizacją, w imieniu której Pani/Pan działa, pracuje lub świadczy usługi, a M2C. Dane osobowe mogą się różnić w zależności od powyższej relacji:
a) w przypadku kontrahenta i/lub przedstawicieli kontrahenta – M2C przetwarza dane umożliwiające identyfikację, dane kontaktowe oraz dane zawarte w umowie i/lub niezbędne do wykonania umowy,
b) w przypadku pracownika kontrahenta – M2C przetwarza dane umożliwiające identyfikację i kontaktowe.
2. Źródło pochodzenia danych:
W przypadku, gdy dane osobowe nie zostały zebrane bezpośrednio od Pani/Pana, zostały uzyskane od kontrahenta, którego jest Pani/Pan pracownikiem lub przedstawicielem. Dane osobowe mogły być również uzyskane ze stron internetowych kontrahenta lub z publicznie dostępnych rejestrów.
3. Podstawa i cel przetwarzania danych:
M2C przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celach i na podstawach prawnych opisanych poniżej:
• W przypadku kontrahentów:
1) przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – dokumentowanie operacji gospodarczych, tj. prowadzenie rejestrów dla celów podatkowych, wystawianie lub przechowywanie faktur,
3) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
a) w stosownych przypadkach, w celu sprawozdawczości wewnętrznej, a także monitorowania i wykrywania nieprawidłowości z zakresu rachunkowości, wewnętrznych kontroli księgowych, audytów, potencjalnych konfliktów interesów,
b) w stosownych przypadkach, w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń;
4) zgoda (art. 6 ust.1 lit. a RODO):
W sytuacjach, w których nie znajdzie zastosowania podstawa prawna przetwarzania, M2C może prosić Panią/Pana o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. W takim przypadku Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w zakresie i celu określonym w tej zgodzie. Jeżeli Pani/Pana dane osobowe są lub będą przetwarzane na podstawie zgody, zgoda ta może zostać wycofana w dowolnym momencie, a wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• W przypadku pracowników i/lub przedstawicieli kontrahentów:
1) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):
a) w związku z prowadzeniem rejestrów dla celów podatkowych, wystawiania lub przechowywania faktur;
2) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
a) w celu zawarcia i wykonywania umowy z kontrahentem, którego jest Pani/Pan pracownikiem/przedstawicielem,
b) w celach kontaktowych, w szczególności w celu obsługi zapytań lub innych wiadomości dotyczących stosunków umownych z kontrahentami.
4. Obowiązek podania danych osobowych:
a) jeżeli jest Pani/Pan kontrahentem lub przedstawicielem kontrahenta, podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak stanowi warunek zawarcia lub wykonania umowy. Podanie danych osobowych może być również konieczne do wypełnienia prawnego obowiązku M2C. Niepodanie wymaganych danych osobowych, w zależności od okoliczności, może stanowić przeszkodę do zawarcia lub wykonania umowy;
b) jeżeli jest Pani/Pan pracownikiem kontrahenta i przekazała/przekazał Pani/Pan swoje dane osobowe M2C, ich przetwarzanie może być konieczne w związku z uzasadnionym interesem M2C, w tym w celu zawarcia i wykonania umowy pomiędzy M2C a kontrahentem. Niepodanie wymaganych danych osobowych, w zależności od okoliczności, może stanowić przeszkodę do zawarcia lub wykonania umowy;
c) podanie innych danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może mieć wpływ na świadczenie usług na rzecz M2C.
5. Warunki przekazywania danych podmiotom trzecim:
Dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom. Mogą być powierzane do przetwarzania podmiotom, z których usług korzysta M2C (na podstawie art. 28 RODO), np. z usług w zakresie IT.
6. Okres przechowywania danych
Przechowywanie danych osobowych odbywa się zgodnie z przepisami dotyczącymi okresów przechowywania. Dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania umowy z kontrahentem oraz po jej zakończeniu – przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykonania ciążących na M2C obowiązków prawnych (np. przechowywania dokumentów rozliczeniowych) – zgodny z obowiązującymi przepisami.
7. Profilowanie
Dane osobowe nie będą przetwarzane w formie profilowania, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
8. Przysługujące Pani/Pana prawa:
Zgodnie z obowiązującymi przepisami przysługuje Pani/Panu w szczególności prawo:
• dostępu do informacji o danych osobowych przechowywanych przez M2C, tj. prawo dostępu do danych i prawo do uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych osobowych – w przypadku, gdy są nieprawidłowe lub niekompletne;
• usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) – w szczególności, gdy dane osobowe są przechowywane niezgodnie z prawem lub nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w szczególności, gdy dane osobowe są nieprawidłowe, przetwarzane niezgodnie z prawem lub nie są już niezbędne do celów przetwarzania a podmiot danych wniósł sprzeciw wobec ich przetwarzania;
• przenoszenia danych osobowych – jeżeli (i) przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub na podstawie zgody oraz (ii) przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W przypadku chęci zadania pytania lub skorzystania z któregokolwiek z praw, może Pani/Pan skontaktować się z M2C korzystając z danych kontaktowych wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
9. Inspektor ochrony danych osobowych
Może Pani/Pan skontaktować z wyznaczonym przez M2C inspektorem ochrony danych pod adresem email: pl.dpo@m2c.eu
_______________________________ ______________________________________
(miejscowość i data) (podpis kontrahenta/reprezentanta kontrahenta)
